在一般情況下,當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)提供書證的原件。原件包括原本、正本和副本。原本是指文件制作者所簽發(fā)或制作的最初簽字定稿的文本,原本是文書的原始狀態(tài),最客觀地反映文書所記載的內(nèi)容,因此收集書證應(yīng)盡可能收集原本。
正本是指按照原本全文抄錄印制并對外具有與原本同一效力的文件,正本出自原本,其效力也等同于原本,只是在日常生活中使用有所不同。
原本一般保留在制作者手中或存檔備查,正本則發(fā)送給受件人。副本是指按照原本全文抄錄或印制但效力不同于原本的文件。制作副本的目的,是為了使有關(guān)單位或個(gè)人知曉原本文件的內(nèi)容,即副本一般是發(fā)送給主受件人以外的其他須知曉原本內(nèi)容的有關(guān)單位或個(gè)人。
在特定情況下,當(dāng)事人可以向人民法院提供書證原件的復(fù)制件、影印件或者抄錄件。
當(dāng)事人向人民法院提交書證原件是一般原則,但在特殊情況下也允許當(dāng)事人向人民法院提交書證原件的復(fù)制件、影印件或者抄錄件。這里所說的復(fù)制件是指通過對原件進(jìn)行拍照、復(fù)印、掃描等方式所形成的圖文資料。
影印件是指通過對原件的影印所形成的圖文資料。抄錄件是指對書證原件進(jìn)行抄錄所形成的文件資料。具體來說,允許當(dāng)事人向人民法院提交書證原件的復(fù)制件、影印件和抄錄件的特殊情況主要包括:
(1)書證的原件由有關(guān)部門保管,比如由國家機(jī)關(guān)依法保存和管理的文件原件,由企業(yè)保存和管理的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案,由有關(guān)國家機(jī)關(guān)保存和管理的人事檔案等等。這.些文件原件必須由當(dāng)事人或者有關(guān)部門依法保管,不可隨意移交給私人或者其他部門。
因此,在訴訟過程中當(dāng)事人只能向人民法院提交這些書證原件的復(fù)制件、影印件或者抄錄件。不過,這些復(fù)制件、影印件或者抄錄件應(yīng)當(dāng)注明出處,并經(jīng)書證原件的保管部門核對無異后加蓋印章。
(2)在書證原件滅失等情況下當(dāng)事人無法向人民法院提交書證原件,經(jīng)向人民法院說明情況并取得人民法院同意后,當(dāng)事人可以向人民法院提交與書證原件相同的復(fù)制件。
此外,當(dāng)事人在向人民法院提交報(bào)表、圖紙、會(huì)計(jì)賬冊、專業(yè)技術(shù)資料、科技文獻(xiàn)等具有專業(yè)性的書證時(shí),應(yīng)當(dāng)附有說明材料,目的在于方便人民法院的審查;被告向人民法院提交的在行政程序中所形成的詢問、詢問陳述、談話類、事跡(包括執(zhí)法人員、被詢問人、陳述人、談話人)的簽名或者蓋章。
其目的在于保證筆錄的真實(shí)性;在法律、法規(guī)、司法解釋和規(guī)章對書證的制作形式另有規(guī)定的情況下,當(dāng)事人所提供的書證還應(yīng)當(dāng)符合其規(guī)定。
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