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由業(yè)主代表申請(qǐng)，向物業(yè)主管部門和街道報(bào)備成立籌備組。

業(yè)主認(rèn)為需要成立業(yè)主大會(huì)時(shí)，需要向區(qū)、縣房地產(chǎn)行政主管部門或者街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府提出籌備業(yè)主大會(huì)書面申請(qǐng)。需要說(shuō)明的是，這里的申請(qǐng)并非申請(qǐng)政府批準(zhǔn)成立業(yè)主大會(huì)，而是申請(qǐng)政府出面指導(dǎo)。

對(duì)于符合成立業(yè)主大會(huì)條件的，上述政府部門會(huì)在收到書面申請(qǐng)60日內(nèi)組織、指導(dǎo)成立首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議籌備組，業(yè)主大會(huì)開(kāi)過(guò)業(yè)委會(huì)成立籌備組解散。經(jīng)業(yè)主大會(huì)選舉，產(chǎn)生5－11人單數(shù)的業(yè)主委員會(huì)委員，業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)自選舉產(chǎn)生之日起30日內(nèi)，持相關(guān)文件向所在地的區(qū)、縣房地產(chǎn)行政主管部門或者街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府辦理備案手續(xù)。

淺議業(yè)委會(huì)成立前專項(xiàng)維修資金的使用

2007年底，國(guó)家建設(shè)部會(huì)同財(cái)政部共同頒布了《住宅專項(xiàng)維修資金管理辦法》，對(duì)全國(guó)住宅專項(xiàng)維修資金的管理具有極強(qiáng)的規(guī)范、指導(dǎo)作用。在此之前，全國(guó)各地也陸續(xù)出臺(tái)了專項(xiàng)維修資金的規(guī)范文件，如《北京市專項(xiàng)維修資金使用管理辦法》、《上海市房屋土地資源管理局關(guān)于加強(qiáng)住宅物業(yè)專項(xiàng)維修資金管理工作的通知》等，但《管理辦法》較之均有重大變化，主要包括：繳存額依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，由“房款”變?yōu)椤敖ò操M(fèi)”；公有住房維修資金的繳存期限得到明確；住宅維修資金可以購(gòu)買國(guó)債增值；余額不足首期繳存額30％時(shí)應(yīng)當(dāng)續(xù)繳等。

目前，由于不少住宅小區(qū)未成立業(yè)主委員會(huì)，在小區(qū)出現(xiàn)大、中修或設(shè)施設(shè)備更新、改造時(shí)，物業(yè)服務(wù)公司往往難以支取專項(xiàng)維修資金，從而影響了小區(qū)共有部分、共有設(shè)施設(shè)備的維修。筆者結(jié)合《管理辦法》以及相關(guān)案例，針對(duì)物業(yè)服務(wù)公司如何支取、如何管理專項(xiàng)維修資金談一些看法。

北京某小區(qū)支取專項(xiàng)維修資金的情況

北京市豐臺(tái)區(qū)某小區(qū)2000年建成，一直未能成立業(yè)主委員會(huì)，后小區(qū)有幾棟樓的電梯必須進(jìn)行維修改造、更換配件，物業(yè)服務(wù)公司于是向北京市小區(qū)辦申請(qǐng)預(yù)支專項(xiàng)維修資金。該物業(yè)服務(wù)公司首先在小區(qū)內(nèi)公示了維修工程計(jì)劃，隨后委托專業(yè)機(jī)構(gòu)出具需要檢修的鑒定報(bào)告，并預(yù)算出維修費(fèi)用。后又將費(fèi)用預(yù)算、維修費(fèi)用按戶分?jǐn)偯骷?xì)表等在小區(qū)內(nèi)公開(kāi)征求業(yè)主意見(jiàn)，最后挨家挨戶征集表決票，但仍有很多業(yè)主在不了解實(shí)情的情況下，以各種理由不同意維修，不同意選定某施工單位，或以減免物業(yè)管理費(fèi)作為其同意的條件等等。后經(jīng)物業(yè)服務(wù)公司做了大量說(shuō)服、解釋工作，才取得了所持投票權(quán)2／3以上業(yè)主的同意。確定了施工單位以后，向北京市小區(qū)辦預(yù)支了30余萬(wàn)元的維修資金。小區(qū)電梯維修改造完畢后，物業(yè)服務(wù)公司將這次施工過(guò)程中涉及的所有費(fèi)用發(fā)票到小區(qū)辦審核結(jié)算，完成了資金結(jié)算手續(xù)。

由上可見(jiàn)，在業(yè)主委員會(huì)尚未成立的情況下，動(dòng)用專項(xiàng)維修資金是一個(gè)繁復(fù)的過(guò)程。一旦小區(qū)遇到緊急情況需要維修時(shí)，往往由于專項(xiàng)維修資金的審批時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，從而影響了工程順利進(jìn)行。所以筆者建議，物業(yè)服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)要求廣大業(yè)主在簽署或制定管理規(guī)約時(shí)，明確約定物業(yè)服務(wù)公司在緊急情況下有支取專項(xiàng)維修資金的權(quán)利。

業(yè)主委員會(huì)成立前專項(xiàng)維修資金支取的規(guī)定

此次出臺(tái)的《管理辦法》第二十二條規(guī)定：住宅專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)業(yè)主大會(huì)管理前，需要使用住宅專項(xiàng)維修資金的，按照以下程序辦理：

物業(yè)服務(wù)企業(yè)根據(jù)維修和更新、改造項(xiàng)目提出使用建議；沒(méi)有物業(yè)服務(wù)企業(yè)的，由相關(guān)業(yè)主提出使用建議；

住宅專項(xiàng)維修資金列支范圍內(nèi)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主討論通過(guò)使用建議；

物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者相關(guān)業(yè)主組織實(shí)施使用方案；

物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者相關(guān)業(yè)主持有關(guān)材料，向所在地直轄市、市、縣人民政府建設(shè)主管部門申請(qǐng)列支；其中，動(dòng)用公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的，向負(fù)責(zé)管理公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的部門申請(qǐng)列支；

直轄市、市、縣人民政府建設(shè)主管部門或者負(fù)責(zé)管理公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的部門審核同意后，向?qū)艄芾磴y行發(fā)出劃轉(zhuǎn)住宅專項(xiàng)維修資金的通知；

專戶管理銀行將所需住宅專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)至維修單位。

筆者認(rèn)為，在業(yè)主委員會(huì)成立前，《管理辦法》對(duì)物業(yè)服務(wù)公司支取專項(xiàng)維修資金的規(guī)定與以往地方相關(guān)規(guī)定有所不同，如《北京市專項(xiàng)維修資金使用管理辦法》規(guī)定，物業(yè)服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)對(duì)維修工程的必要性及費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行鑒定，并出具鑒定報(bào)告。筆者認(rèn)為，北京市的上述規(guī)定不僅增加了維修成本，還會(huì)人為地延長(zhǎng)維修時(shí)間，造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)。由于共有設(shè)施設(shè)備維修關(guān)乎小區(qū)全體業(yè)主的利益，是否維修、費(fèi)用預(yù)算以及是否就工程問(wèn)題進(jìn)行鑒定應(yīng)由全體業(yè)主或業(yè)主大會(huì)表決確定，如由政府主管部門要求對(duì)每一維修工程進(jìn)行鑒定，明顯越權(quán)。

此外，對(duì)于物業(yè)服務(wù)公司確定施工單位、簽訂施工合同問(wèn)題，《管理辦法》也未做規(guī)定，筆者認(rèn)為此類問(wèn)題同樣屬于全體業(yè)主或業(yè)主大會(huì)表決范圍，不同于《北京市專項(xiàng)維修資金使用管理辦法》的規(guī)定，先由物業(yè)服務(wù)公司確定施工單位，而后領(lǐng)取維修資金。因?yàn)楦鶕?jù)《管理辦法》確立的“專戶存儲(chǔ)、?？顚Ｓ?、所有人決策、政府監(jiān)督”的原則，應(yīng)當(dāng)由業(yè)主作為維修資金的所有人，通過(guò)表決的方式自行選定施工單位，而不是由物業(yè)服務(wù)公司選定施工單位，再申領(lǐng)維修資金。

從《管理辦法》中可以看出，在業(yè)主委員會(huì)成立前，如物業(yè)服務(wù)公司支取專項(xiàng)維修資金，最主要的因素就是取得“維修資金列支范圍內(nèi)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主”同意。物業(yè)服務(wù)公司除組織召開(kāi)業(yè)主大會(huì)外，也可以采取書面征求意見(jiàn)的方式，對(duì)工程維修范圍內(nèi)涉及利益的每一業(yè)主進(jìn)行走訪，實(shí)施書面表決。

相互溝通保證專項(xiàng)維修資金順利使用

據(jù)筆者了解，有的小區(qū)為了防止物業(yè)服務(wù)公司對(duì)專項(xiàng)維修資金的隨意使用，委托專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督或業(yè)主與物業(yè)服務(wù)公司共同參與資金的支配。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，物業(yè)服務(wù)公司除了接受作為所有人的業(yè)主監(jiān)督外，還應(yīng)當(dāng)樹立“急業(yè)主之急，想業(yè)主之想”的意識(shí)。

根據(jù)《管理辦法》第二十二條規(guī)定，物業(yè)服務(wù)公司組織實(shí)施維修工程，然后經(jīng)政府主管部門審核同意后，由專戶管理銀行向施工單位付款。因此，為保證工程順利進(jìn)行，物業(yè)服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)本著公開(kāi)、透明的原則組織維修工程。公開(kāi)，即物業(yè)服務(wù)公司通過(guò)公示的方法告知全體業(yè)主工程進(jìn)度、費(fèi)用預(yù)算等情況；透明，即要求物業(yè)服務(wù)公司對(duì)每一業(yè)主的疑問(wèn)，及時(shí)給予答復(fù)，并要求業(yè)主參與組織施工的全過(guò)程。

筆者認(rèn)為，業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)公司的工作不滿，主要是由于對(duì)其工作內(nèi)容不了解、不認(rèn)可，所以物業(yè)服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)多與業(yè)主就工程情況進(jìn)行交流、溝通。比如可以組織交流會(huì)、座談會(huì)，邀請(qǐng)廣大業(yè)主、施工單位參加，就小區(qū)維修工程情況進(jìn)行溝通，對(duì)業(yè)主的合理建議予以采納，吸收。通過(guò)多種溝通方式，必將加深各方的理解與信任，保證維修資金的順利使用。如北京某小區(qū)物業(yè)服務(wù)公司為了更好地與業(yè)主交流，針對(duì)小區(qū)業(yè)主情況，為小區(qū)每十名業(yè)主設(shè)置了一名物業(yè)專員，專門為業(yè)主提供服務(wù)，解決各類問(wèn)題，并由物業(yè)專員定期組織十戶業(yè)主及家人召開(kāi)交流會(huì)，溝通情況。在該小區(qū)物業(yè)服務(wù)公司支取專項(xiàng)維修資金時(shí)，廣大業(yè)主非常配合，維修工程進(jìn)展順利。

綜上，在小區(qū)未成立業(yè)主委員會(huì)，物業(yè)服務(wù)公司支取專項(xiàng)維修資金時(shí)，可邀請(qǐng)業(yè)主參與制定維修計(jì)劃和方案，使廣大業(yè)主或業(yè)主大會(huì)了解維修的真實(shí)情況，從而保證工程順利進(jìn)行。同時(shí)，物業(yè)服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)與業(yè)主進(jìn)行廣泛的溝通，吸收業(yè)主的建議、意見(jiàn)，做到工程維修公開(kāi)、透明，讓業(yè)主滿意。

作者系北京市漢卓律師事務(wù)所房產(chǎn)物業(yè)部主任律師

《中華人民共和國(guó)民法典》第二百七十八條，下列事項(xiàng)由業(yè)主共同決定：

（一）制定和修改業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則；

（二）制定和修改管理規(guī)約；

（三）選舉業(yè)主委員會(huì)或者更換業(yè)主委員會(huì)成員；

（四）選聘和解聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人；

（五）使用建筑物及其附屬設(shè)施的維修資金；

（六）籌集建筑物及其附屬設(shè)施的維修資金；

（七）改建、重建建筑物及其附屬設(shè)施；

（八）改變共有部分的用途或者利用共有部分從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；

（九）有關(guān)共有和共同管理權(quán)利的其他重大事項(xiàng)。業(yè)主共同決定事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)由專有部分面積占比三分之二以上的業(yè)主且人數(shù)占比三分之二以上的業(yè)主參與表決。

決定前款第六項(xiàng)至第八項(xiàng)規(guī)定的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)參與表決專有部分面積四分之三以上的業(yè)主且參與表決人數(shù)四分之三以上的業(yè)主同意。

決定前款其他事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)參與表決專有部分面積過(guò)半數(shù)的業(yè)主且參與表決人數(shù)過(guò)半數(shù)的業(yè)主同意。