我國物業(yè)管理發(fā)展到今天,歷時20余年,物業(yè)管理企業(yè)的數(shù)量、規(guī)模及發(fā)展速度都實現(xiàn)了大幅度的提高。但與此同時,不少企業(yè)也碰到了控制力和管理水平跟不上發(fā)展速度的瓶頸問題,企業(yè)發(fā)展受到了阻礙。此文中,作者提出了一體化的責(zé)權(quán)體系是當(dāng)前物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)予重視和亟需建立的,并從物業(yè)管理中的一些實例入手,論述了物業(yè)管理企業(yè)的責(zé)權(quán)體系的建構(gòu)和設(shè)計。
近年來,伴隨著城市化進(jìn)程的加快,我國房地產(chǎn)開發(fā)量大幅度提高;相應(yīng)地,物業(yè)管理企業(yè)的數(shù)量也越來越多,規(guī)模越做越大。但是,縱觀目前物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀,不少企業(yè)在規(guī)模擴(kuò)張的同時,都碰到了控制力和管理水平跟不上企業(yè)發(fā)展速度的問題,經(jīng)營的慣性使得企業(yè)發(fā)展的積極性受到了抑制,風(fēng)險意識和責(zé)任的約束力有意無意地阻礙了企業(yè)的改革。
那么,如何保證企業(yè)建立高效的業(yè)務(wù)流程和管理流程并合理分配資源?如何保證工作計劃的實施落實,提高執(zhí)行力?筆者認(rèn)為,一體化的責(zé)權(quán)體系是組織體系有效運行的保障。在既定的發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式與組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上,針對各項主要經(jīng)營過程中參與者的責(zé)任和權(quán)利的界定劃分所形成的管理體系,能夠緩解企業(yè)的規(guī)模擴(kuò)張與控制力、管理水平不協(xié)調(diào)的局面。
一、企業(yè)權(quán)責(zé)體系概述
1.責(zé)權(quán)體系的定義
責(zé)權(quán)體系是指在建立公司既定的發(fā)展戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,公司就其各項活動參與者的責(zé)任和權(quán)力的界定劃分所形成的管理體系。責(zé)權(quán)管理體系與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、法人管理結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程緊密相連,同時構(gòu)成公司組織管理體系的一部分,它是實現(xiàn)公司總部與業(yè)務(wù)單元集權(quán)與分權(quán)相統(tǒng)一的有效手段。
管理權(quán)限按照參與管理程度的高低,可以分為知情權(quán)、建議權(quán)、審核權(quán)和決策權(quán)。
2.責(zé)權(quán)劃分的原則
可控原則是指各個崗位的責(zé)權(quán)必須根據(jù)該項管理的影響大小和頻率,在其可控的范圍內(nèi)界定。一般地,影響大、責(zé)任重且發(fā)生頻率較低的事項決策權(quán)更為集中。
對等原則是指以下兩個方面:各個崗位的責(zé)任應(yīng)當(dāng)與其在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程中所處的位置相對等,各崗位的各類權(quán)限亦應(yīng)與其所負(fù)有的上述責(zé)任相對等。
統(tǒng)一指揮是指各個管理層次的職責(zé)要統(tǒng)一,都要服從公司最高領(lǐng)導(dǎo)層的統(tǒng)一決策。
分層決策是指各個管理層次都要有不同層次的管理職責(zé),各個管理層次在自己的管轄范圍內(nèi)都有自己的決策權(quán)力。
分級授權(quán)是指對不同管理權(quán)限的人授予不同的權(quán)力,從而達(dá)到有效管理的目的。
二、責(zé)權(quán)體系分析框架
分析評價責(zé)權(quán)管理體系應(yīng)考慮以下5個基本要素:
企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略——是否相符
物業(yè)管理企業(yè)對下屬管理處的管控模式、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計要符合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略,責(zé)權(quán)體系也不例外,它也必須和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相符合,否則會造成組織績效低下。
組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程——是否有效
在分析責(zé)權(quán)體系時,必須考慮的一個因素是組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程是否有效。因為組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程是責(zé)權(quán)體系的基礎(chǔ)。假如組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程無效,責(zé)權(quán)體系便無法確立。另外,責(zé)權(quán)體系還必須與組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程相一致,只有這樣才能保證組織的高效運轉(zhuǎn)。
功能定位——是否得當(dāng)
功能定位是否得當(dāng),也是分析責(zé)權(quán)體系的一個前提條件,功能定位不同,責(zé)權(quán)也必然不同,二者是密切相關(guān)的,責(zé)權(quán)體系必須和功能定位相一致。因此,在考慮一個部門或業(yè)務(wù)單元的責(zé)權(quán)時,必須首先考慮它的功能定位。
集權(quán)與分權(quán)——是否適當(dāng)
在進(jìn)行責(zé)權(quán)體系設(shè)計時,集權(quán)和分權(quán)是必須考慮的一個重要因素,也是責(zé)權(quán)體系設(shè)計的一項重要內(nèi)容。不同的集權(quán)和分權(quán)方案會導(dǎo)致責(zé)權(quán)體系設(shè)計的大相徑庭。因此,適當(dāng)?shù)募瘷?quán)與分權(quán)是責(zé)權(quán)體系設(shè)計的必備條件。
管理能力——是否充分
責(zé)權(quán)體系的運轉(zhuǎn)是否高效還與管理能力有著密切的關(guān)系。試想,假如一個人的管理能力極差,卻賦予他較高的責(zé)任和權(quán)力,那么這種責(zé)權(quán)體系必然會失敗。因此,責(zé)權(quán)體系必須和管理能力相適應(yīng),好的責(zé)權(quán)體系可以充分發(fā)揮公司的管理能力。
三、實現(xiàn)規(guī)范責(zé)權(quán)體系的條件
物業(yè)管理企業(yè)要想實現(xiàn)規(guī)范責(zé)權(quán)體系,一般應(yīng)具備以下幾個條件:
充分的溝通及利益分配
責(zé)權(quán)體系的設(shè)計涉及面比較廣,難免會造成各方利益的沖突,假如處理不好就會帶來巨大的阻力。因此,在進(jìn)行責(zé)權(quán)體系設(shè)計時,必須進(jìn)行充分的溝通。一方面可以為責(zé)權(quán)體系變革減少阻力,另一方面可以使責(zé)權(quán)體系設(shè)計更加科學(xué)合理,為以后的工作做鋪墊。
建立規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理流程
在進(jìn)行責(zé)權(quán)體系設(shè)計前,必須首先建立規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理流程,這是責(zé)權(quán)體系設(shè)計的前提條件,假如前提條件不具備,責(zé)權(quán)體系的設(shè)計便沒有意義。
制訂明確的崗位職責(zé),并編制具體的崗位說明書
制訂明確的崗位職責(zé),并編制具體的崗位說明書,是責(zé)權(quán)體系設(shè)計的制度保證,也是責(zé)權(quán)清楚的前提。只有崗位職責(zé)明確了,規(guī)范的責(zé)權(quán)體系才有可能建立起來。
參考資料:
1.王吉鵬,《集團(tuán)管控》,中國發(fā)展出版[FS:PAGE]社2006年
2.范克危,《物業(yè)管理公司實務(wù)》,東南大學(xué)出版社2001年1月
3.馮佳,《物業(yè)管理公司管理實務(wù)》,中國發(fā)展出版社2000年10月
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