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許多公司將傳真機與打印機、復印機等設備一起放在一個公共地方，并且我們經常會發(fā)現(xiàn)其他公司傳過來的傳真件隨意散放在桌面上甚至掉落在地上，有的傳真件堆放在桌上過了好幾天仍無人認領，有的傳真件夾在他人的傳真件里被拿走，等等。這樣的傳真件內容不知已被多少人閱讀過，企業(yè)內已無秘密可言。我們認為，企業(yè)內部不能無秘密，商業(yè)秘密保護一個很重要的原則就是嚴格限制知悉人員，多一個不相關的人知悉企業(yè)秘密就多一分泄密的危險。企業(yè)秘密直接關系到企業(yè)的安全，因此，企業(yè)應高度重視，采取有效措施，防止在傳真機使用環(huán)節(jié)而發(fā)生商業(yè)秘密泄密。

1、企業(yè)高級管理人配備專用傳真機。因為，高級管理人員一般會有單獨辦公房間，而其他不相關人員不能隨意進入其房間，這樣，對方在傳真時，企業(yè)高級管理人員就可以直接收到傳真，不需要經過其他中間環(huán)節(jié)。有時，高級管理人員會讓秘書收發(fā)傳真，但是，對于企業(yè)核心商業(yè)秘密的文件，我們認為企業(yè)高級人員宜直接收發(fā)，減少信息傳播的不必要環(huán)節(jié)。

2、等候收發(fā)傳真。許多公司職員直接將傳真內容傳給對方，也不事先通知對方，事后也不確認。即使自己公司的高級管理人員配備了專用傳真機，但是，對方很可能是將傳真機放在企業(yè)公用部位的，如果未經通知直接發(fā)傳真，那么，該傳真件內容很有可能會被對方公司不相關的人員知悉，因此，對于載有企業(yè)秘密信息的傳真件，應與對方負責人事先聯(lián)系，要求其親自或安排人員等候傳真件輸出。若對方要向自己公司傳真的，應事先要求對方，在傳真前進行傳真確認，讓自己公司安排人員等候輸出。在輸出完畢后，應與對方確認頁數(shù)及內容，避免對方因傳真機意外中斷而誤以為傳真完畢，之后繼續(xù)傳真而無人等候輸出。傳真機有時也會發(fā)生卡紙之類的情況，此時，一定要將傳真的壞頁也一起帶走，因為壞頁上也可能有部分傳真件內容，不能遺棄。

3、安排行政人員收取傳真。若企業(yè)采用將傳真機集中置于公共地方的，為防止傳真件內容被來往經過的其他不相關人員知悉或其他來收發(fā)傳真的人員知悉，企業(yè)應將傳真機放置于近靠行政人員的地方，并要求行政人員如有傳真件傳過來，應立即收取好傳真并交給傳真件收件人，這樣可以最大限度地減少傳真件中間不必要環(huán)節(jié)。

4、傳真時不可離開。有時傳真人員因工作很忙，看到傳真頁數(shù)很多而傳真速度又很慢，所以，在啟動傳真后就直接去忙自己的工作了，估計差不多快傳完了再過來；有的人在下班時啟動傳真，因不愿在傳真機旁等候傳真完畢就下班了，第二天上班時把傳真件拿走。由于傳真中間，傳真人員不在現(xiàn)場，已傳的傳真件會散亂在桌面上，其他不相關人員經過或來收發(fā)傳真會無意中看到傳真件的內容，導致泄密，而且此時很難知道泄密事實的發(fā)生。因此，即使傳真件內容比較多，傳真人員也不可中途離開，以免發(fā)生泄密事件。

5、對于企業(yè)重要秘密文件可以采用親手交付。通過傳真件傳真載有企業(yè)秘密的文件，但仍有泄密的可能，如今科技已高度發(fā)達，傳真過程中也有可能其傳真內容被第三方惡意竊取，因此，企業(yè)對一些重要文件，不通過傳真形式，而采用親手交付，可以更好地確保企業(yè)秘密信息的萬無一失。

總之，企業(yè)應在高度重視商業(yè)秘密保護的前提下，根據(jù)自己企業(yè)的實際情況，最大限度采取保密措施，避免商業(yè)秘密在傳真機使用環(huán)節(jié)泄密。