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(一)催款函應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1、欠款方名稱

2、欠款事項(xiàng)

3、欠款時(shí)間

4、欠款原因

5、欠款金額

6、發(fā)票編號(hào)

7、催款方的銀行賬號(hào)

8、最后付款期限

(二)催款方的信息要明確方便欠款方還款，包括以下：

1、催款方的聯(lián)系人

2、聯(lián)系電話

3、聯(lián)系地址

(三)催款的語(yǔ)氣，根據(jù)催款性質(zhì)不同，注意如下：

1、通知欠款方并告知付款時(shí)間將要到或已經(jīng)到，讓對(duì)方企業(yè)準(zhǔn)時(shí)付款。此時(shí)是通知性質(zhì)，催促語(yǔ)氣不宜強(qiáng)烈。

2、欠款方未按時(shí)付款或已長(zhǎng)時(shí)間拖延付款，收款方不僅是通知，更有嚴(yán)重警告的意思，催促語(yǔ)氣比前者強(qiáng)烈，催款的內(nèi)容、時(shí)間更為明確。出于保持催款單位與欠款方的友好合作關(guān)系，催款函可以分階段發(fā)出，如第一階段予以提醒，第二階段直接催款，第三階段“最后通牒”。

(四)尾部寫明催款方的處理意見

在催款函尾部可以增加欠款方經(jīng)催款函提醒仍不付款，催款方可根據(jù)相關(guān)規(guī)定(如合同約定、銀行規(guī)定)加收罰金，或是通過(guò)法律途徑解決付款事宜。

二、催款函有什么作用？

首先，查詢作用。催款函可以及時(shí)了解對(duì)方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應(yīng)的對(duì)策和措施，協(xié)調(diào)雙方的關(guān)系。

其次，催收作用。債權(quán)方為了加速資金流動(dòng)以及合理周轉(zhuǎn)，擴(kuò)大再生產(chǎn)，會(huì)對(duì)債務(wù)有意或無(wú)意拖欠付款的行為采取催款措施。通過(guò)催款可以及時(shí)追回拖欠款，盡可能避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。

再者，憑證作用。如果由于拖欠付款給債權(quán)方造成了實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當(dāng)催款單位在想有關(guān)方面提出追查對(duì)方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任時(shí)，催款函可以作為一種有力的憑證。

三、催款函范文

×××先生：

這是我們第三次向您催收您欠我方的*****元(大寫)款項(xiàng)。這筆欠款是19××年×月×日發(fā)往貴方的那批貨物的款項(xiàng)。

我們認(rèn)為如果我們?cè)谶\(yùn)輸或財(cái)會(huì)方面有什么錯(cuò)誤的話，到此時(shí)為止我們也應(yīng)該收到您的回音了。因此我們就只能認(rèn)為運(yùn)輸情況良好，我們的財(cái)會(huì)記錄正確。

那么您能否讓您的會(huì)計(jì)寄給我們一張*****元的支票來(lái)結(jié)算這張賬單。為您回信方便。我們隨函附寄上一個(gè)印有我們地址的信封。

××單位

20××年×月×日

此函最明顯的特點(diǎn)有兩點(diǎn)：一是簡(jiǎn)明。所欠款數(shù)額、到底是哪一筆款項(xiàng)都寫得很明確，文字簡(jiǎn)潔，內(nèi)容清晰。二是委婉。此函雖要求對(duì)方歸還款項(xiàng)，但口氣十分委婉，沒(méi)有以命令的口氣強(qiáng)硬索取.而是以商討的語(yǔ)氣懇求對(duì)方，這樣一來(lái)，無(wú)疑會(huì)獲取對(duì)方的好感，從而使此函充滿人情味，既起到催促對(duì)方的作用，又不會(huì)影響雙方的關(guān)系。