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一.應(yīng)收賬款的監(jiān)控
監(jiān)控對象:公司賒銷貨款一旦形成,該款項即成為信用主管的監(jiān)控對象。
監(jiān)控取消:代理商在規(guī)定時間內(nèi)將貨款返還,即可取消對該款項的監(jiān)控。
監(jiān)控流程:賬齡管理流程和貨款提醒流程
l計劃財務(wù)部銷售財務(wù)人員根據(jù)每單情況在《代理商信譽記錄表》內(nèi)錄入代理商信用等級、欠款日、提貨額、欠款額、應(yīng)還款日、實際還款日、還款天數(shù)和逾期天數(shù)等情況。
l信用主管每日審核代理商賒銷執(zhí)行情況,并通知當日在崗銷售財務(wù)人員對賒銷期限前5日的代理商進行還款溝通提示,告知貨款到期日;對賒銷期限前3日的代理商進行還款提醒。在此步操作上不同于催收,語氣是合作和信任的,要利用業(yè)務(wù)往來的機會提醒,不要讓代理商感覺意外或生硬。賒銷期限前3日的提醒語氣可較第一次溝通時適當加強,提醒代理商到期付款的目的要明確。
l銷售財務(wù)人員在與代理商溝通的過程中,發(fā)現(xiàn)代理商任何信用異常狀況,應(yīng)在第一時間將信息轉(zhuǎn)告信用主管。
l對信用期已到的代理商即轉(zhuǎn)入信用主管的催收流程。
l每周五由信用主管編制《代理商逾期報表》,報財務(wù)負責人。
l每月由信用主管編制《應(yīng)收賬款賬齡分析報告》,報財務(wù)負責人。
二.催收流程
催收對象:賒銷賬款已到期的代理商。
催收取消:賒銷賬款返還。
催收策略:(建議如下)
賒銷賬款特點催收策略
賬齡長,金額小采用電話、傳真、電話等方式催收,執(zhí)行一般催收程序
賬齡短,金額小電話溝通提醒,信用主管可不納入催收程序
賬齡短,金額大進入重點催收程序,如代理商有理由,提出延期申請,納入信用審批流程(內(nèi)部操作),并進行嚴密監(jiān)控
賬齡長,金額大進入重點催收程序,由信用主管負責,催收手段不斷升級
催收流程:一般催收流程和重點催收流程
(1)一般催收程序
l對信用期已到的代理商,如果在此時提出延期支付的請求,納入信用審批流程(內(nèi)部操作),如果代理商的申請被拒絕,則在信用期到的當日,信用主管應(yīng)電話明確通知代理商賬款已到期,詢問代理商逾期原因,確定代理商逾期還款日。并通知銷售財務(wù)人員停止代理商的進貨權(quán)。
l在逾期還款日前再度提醒代理商,在承諾的逾期還款日還款。
l在代理商逾期還款日仍未還款的,信用主管應(yīng)電話通知代理商逾期還款日到期,明確代理逾期原因,同時向代理傳真賬單情況,顯示證據(jù)。
l逾期在15天以內(nèi)的代理商,信用主管可視具體情況停止代理商一個季度的信用支持。
l逾期超過15日,金額較大的代理商進入重點催收程序
(2)重點催收程序
l信用主管將逾期情況和掌握的逾期原因以信息聯(lián)絡(luò)單的方式通報市場部,要求兩日內(nèi)予以答復,說明與代理商溝通的情況,貨款拖欠的原因,建議采取的必要措施。
l信用主管接到反饋的信息聯(lián)絡(luò)單后,電話再次與代理商溝通,明確公司的態(tài)度,要求回收貨款,同時起草第二封催款通知書,以傳真的方式通知代理商,要求回款。
l一周后,無回款時再次與代理商聯(lián)系,進行施壓,表達貨款遲遲不回的不滿。
l逾期在15天以上30天以內(nèi)的代理商,信用主管可視具體情況停止兩個季度的信用支持。
l逾期超過30日,信用主管催賬升級,再次將代理商逾期信息通報市場部,并當面告知市場部經(jīng)理,并與其溝通協(xié)調(diào)解決方案。同時由信用主管填寫《代理商逾期跟蹤表》,交與公司法務(wù)人員,同時將代理商計入黑名單。
l考慮可否由信用主管或業(yè)務(wù)代表到實地收賬。
l再次與代理商進行電話溝通,說明事情的嚴重后果,告知公司對其已處于密切關(guān)注狀態(tài),要求其務(wù)必在規(guī)定時日將貨款匯至公司。
l逾期超過3個月,以公司名義向代理商發(fā)出最后一封追賬通知,最后陳述整個事情的過程,并告知公司下一步將要采取的行動。
l由信用主管提議,提請專業(yè)追賬公司進行追討。
l逾期超過半年,提請法律訴訟。
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