在施工過程中,若發(fā)生索賠事件,在該事件發(fā)生后索賠時效內(nèi),承包商必須以正式函件向監(jiān)理工程師(或業(yè)主)送達索賠意向書,并根據(jù)合同約定抄送、報送有關(guān)單位。
索賠意向書并不需要附有具體的索賠數(shù)額及其證據(jù),只需要就具體的索賠事件向工程師和業(yè)主表示的索賠愿望和要求,其通常包括一下四個方面的內(nèi)容:(1)事件發(fā)生的時間和情況的簡單描述;(2)索賠依據(jù)的合同條款和理由;(3)有關(guān)后續(xù)資料的提供,包括表明將及時記錄并提供事件發(fā)展的動態(tài);(4)對工程成本和工期產(chǎn)生不利影響的嚴重程度。此處需要注意的是:按照國際慣例索賠有效期間是28天,當然這并非法律的強制性規(guī)定,合同雙方當事人可以根據(jù)自己的意愿自由約定索賠期間,亦可根據(jù)的不同的索賠事項確定不同的索賠期間。
2、承包商繼續(xù)施工,同時準備索賠材料。
索賠事件發(fā)生后承包商原則上應(yīng)該繼續(xù)施工,并保持從索賠事件發(fā)生日至終止日的同期記錄,同時提請監(jiān)理工程師說明是否需要作其他記錄。同期記錄的內(nèi)容有:索賠事件發(fā)生時及過程中現(xiàn)場實際狀況,必要時可以拍照、錄像、公證;索賠事件導(dǎo)致現(xiàn)場人員、設(shè)備閑置的清單;索賠事件對工期的影響;索賠事件對工程的損害程度;索賠事件導(dǎo)致費用增加的項目及所用人員、機械、材料數(shù)量、有效票據(jù)等。同期記錄應(yīng)當有現(xiàn)場監(jiān)理工程人員的簽字。
索賠事件發(fā)生后,承包商應(yīng)當進行詳細調(diào)查,分析事件發(fā)生的原因,全面收集證據(jù)。索賠事件的證明材料很大程度上決定了索賠的成敗,其為工程索賠的依據(jù)。因此,承包商在正式提出索賠報告前的資料準備工作極為重要,這就要求承包商注重記錄、整理、保存各方面的工程信息資料,比如施工日志、來往函件、氣象資料、備忘錄、會議紀要、工程照片和工程聲像資料、工程進度計劃、工程核算資料、工程圖紙、招投標文件等方面的資料,以隨時從中提取與索賠事件有關(guān)的證據(jù)資料。
3、提交索賠文件。
承包商應(yīng)在發(fā)生索賠事件后,在向監(jiān)理工程師發(fā)出索賠通知后28天內(nèi),或在工程師同意的合理時間內(nèi),向工程師報送索賠文件,說明索賠數(shù)額和索賠依據(jù)。索賠文件是承包商向業(yè)主索賠的正式書面材料,也是業(yè)主審議承包商索賠請求的主要依據(jù),包括索賠信、索賠報告、附件三部分,其中最主要的為索賠報告。(參見文末工程費用索賠報審表)
承包商的索賠可分為工期索賠和費用索賠,一般地,對大型、復(fù)雜成應(yīng)分別編寫和報送,對小型工程可合二為一。如果索賠時間具有聯(lián)系影響性,實務(wù)中的一般做法是,承包商的上述報告將被認為是第一次臨時詳細報告,并每隔28天或按工程師合理要求的時間間隔,提交進一步的臨時詳細報告,說明索賠的費用額和工期延長期,并提供相應(yīng)的證明資料。承包商在索賠事件所產(chǎn)生的影響結(jié)束后28天內(nèi)向工程師發(fā)出一份最終詳細報告,說明索賠的總額、工期延長的天數(shù)和全部的索賠證據(jù)。
4、工程師審核索賠文件。
我國《建設(shè)工程施工合同》(GF-1999-0201)中規(guī)定,工程師收到承包商遞交的索賠報告和有關(guān)資料后,應(yīng)在28天內(nèi)給予答復(fù),或要求承包商進一步補充索賠理由和證據(jù)。如果在28天內(nèi)既未給予答復(fù),也未對承包商作進一步要求的話,則視為承包商提出的該項索賠要求已經(jīng)認可。
一般情況下,工程師接到承包商的索賠報告后,會立即建立該索賠事件的索賠檔案,核查承包商的同期記錄,對其隨時提出意見或者向承包商提出制作其他相關(guān)記錄的要求。工程師接到正式的索賠文件后,會根據(jù)事實情況以及合同的約定,對索賠文件進行審核,必要時會要求承包商提供進一步的材料及索賠計算依據(jù)。
5、工程師作出處理決定。
工程師審核索賠文件后,如認為同時符合以下條件,則會認為索賠成立:(1)與合同對照,該事件已造成了承包人施工成本的額外支出,或者直接工期損失;(2)該事件造成費用增加或工期損失的原因,按合同約定不屬于承包商的責(zé)任和風(fēng)險責(zé)任;(3)承包商按照合同規(guī)定的程序提交了索賠意向通知書和索賠報告。
工程師可與承包商就索賠事項進行協(xié)商,不論是否協(xié)商一致,工程師均有權(quán)在權(quán)限范圍內(nèi)作出批準給予補償?shù)目铑~和順延工期的天數(shù),并將《索賠處理決定》發(fā)送承包商,并抄送業(yè)主?!端髻r處理決定》主要內(nèi)容包括索賠事項、建議給予補償?shù)慕痤~或延長的工期,《索賠處理決定》一般附有索賠評價報告。索賠款將計入下月支付工程進度款的支付證書內(nèi),順延的工期加到原合同工期里面去。
6、業(yè)主審查索賠處理。
當工程師確定的索賠數(shù)額超過其權(quán)限范圍時,必須報請業(yè)主批準。業(yè)主首先根據(jù)時間發(fā)生原因、責(zé)任范圍、合同條款審核承包商的索賠申請和工程師的處理報告,再依據(jù)工程建設(shè)的目的、投資控制、竣工投產(chǎn)日期要求以及針對承包人在施工中的缺陷或違反合同規(guī)定等有關(guān)情況,決定是否批準工程師的處理意見。索賠報告經(jīng)業(yè)主批準后,工程師即可簽發(fā)有關(guān)證書。
7、承包商是否接受最終索賠處理決定。
若承包商接受了最終的索賠處理決定,這一所索賠事件即告結(jié)束,若承包商不接受監(jiān)理工程師及業(yè)主單方面決定,則須采取下列方法之一對索賠處理決定作出反應(yīng):(1)向工程師發(fā)出對該索賠事件保留繼續(xù)進行索賠權(quán)利的意向通知,等到頒發(fā)整個工程的移交證書后,在提交的竣工報表中作出進一步的索賠;(2)在合同約定的時間內(nèi)進行友好協(xié)商解決,如果未能協(xié)商解決,則通過訴訟或者仲裁解決。
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