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(1)采購業(yè)務必須經過請購、批準、訂貨(或采購)、驗收、貨款結算等環(huán)節(jié)。采購業(yè)務的全過程不得由一個部門完全辦理，相關部門之間應該相互牽制。

(2)計劃部門應該根據生產經營的需要，依據公司的一般授權(制度授權)與特別授權，向采購部門發(fā)出采購通知單。采購通知單同時應報送財務部門作為將來付款的依據。

(3)采購部門根據采購通知單，填制訂購單，訂購單應正確填寫所需物品的名稱、規(guī)格、數量、價格、時間、廠商名稱和地址等，預先予以編號，并經被授權的采購員簽字。訂購單同時應致送倉儲部門作為將來驗收的依據。

(4)物資的采購，要盡可能與供應公司簽訂合同。重大合同應提請財務部門會簽。合同一經簽訂，必須及時將合同副本送財務部備案。

(5)批量物資采購，應采取競價方式確定供應商，以保證供貨的質量、及時性和經濟性;

(6)采購物資到達之后，采購部門要及時通知倉儲部門驗收入庫。倉儲部門要嚴格按訂購單上要求的名稱、規(guī)格、數量、質量、到貨時間等進行驗收。

(7)物資驗收后，倉儲部門應填制驗收單。驗收單應及時送交財務部門進行記賬;

(8)對采購業(yè)務進行財務監(jiān)督與付款，是財務部門的職責。財務部門應該根據采購通知單、采購合同、驗收單等有效的付款文件，確認負債或支付貨款。在確認負債或支付貨款之前，應進行以下檢查：

①與采購有關的原始憑證(如采購通知單、采購合同、訂購單、驗收單、發(fā)票、貨運文件等)是否齊全、是否合法。

②相關憑證(如合同、驗收單、訂購單、發(fā)票、貨運文件等)的內容是否一致;如不一致，應了解原因。

③是否有公司負責人批準簽字的付款通知單。

④其他有關人員在單證上的簽字是否齊全。⑤發(fā)票的折扣是否與合同要求相符;采購數量、價格、加總合計、稅金的計算等是否正確。

(9)第十六條除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現金外，購貨款必須通過銀行辦理轉賬。任何部門和個人不得以任何借口，以現金或現金支票支付貨款。

(10)財務部門應及時取得供貨商對賬單，并定期與應付賬款明細賬相核對。如有差異，應查明原因，及時處理。