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招標(biāo)準(zhǔn)備階段是指從開發(fā)商或業(yè)主決定進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)到正式對外招標(biāo)即發(fā)布招標(biāo)公告之前的這一階段所做的一系列準(zhǔn)備工作。根據(jù)國際慣例，這一階段的主要工作有：成立招標(biāo)機(jī)構(gòu);編制招標(biāo)文件;確定標(biāo)底。

(一)成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)

任何一項物業(yè)管理招標(biāo)，無論是開發(fā)商還是業(yè)主委員會，都需要成立一個專門的招標(biāo)機(jī)構(gòu)，并由該機(jī)構(gòu)全權(quán)負(fù)責(zé)整個招標(biāo)活動。招標(biāo)機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是：擬定招標(biāo)章程和招標(biāo)文件;組織投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo);組織簽訂合同?？梢娬袠?biāo)機(jī)構(gòu)一旦成立，其職責(zé)將貫穿整個招標(biāo)投標(biāo)過程。

成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)主要有兩種途徑。一種是開發(fā)商或業(yè)主自行成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)，自行組織招標(biāo)投標(biāo)工作;另一種是開發(fā)商或業(yè)主委員會委托專門的物業(yè)管理招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)。兩種途徑都符合我國《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，并各有特點。

對于開發(fā)商或業(yè)主委員會自行成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)，我國《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定：招標(biāo)人具有編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)能力的，可以自行辦理招標(biāo)事宜。任何單位和個人不得強(qiáng)制其委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)辦理招標(biāo)事宜?？紤]到招標(biāo)是一項較為復(fù)雜和繁瑣的工作，其中在編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)方面有較強(qiáng)的專業(yè)性，對招標(biāo)人能力的要求也較高，因此，招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)自己的實際情況，量力而行。如招標(biāo)人為實力雄厚的大型開發(fā)商或聯(lián)合開發(fā)機(jī)構(gòu)，有能力從物業(yè)的設(shè)計、施工監(jiān)理到驗收，整個開發(fā)的過程都統(tǒng)一自行成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)，包攬其一條龍的招標(biāo)工作，這時該物業(yè)管理招標(biāo)也理應(yīng)由開發(fā)商自行成立的招標(biāo)機(jī)構(gòu)來完成。再如，對于采用小范圍邀請招標(biāo)或議標(biāo)方式的小規(guī)模物業(yè)管理項目，由于招標(biāo)工作量不大，專業(yè)性不強(qiáng)，開發(fā)商一般都能夠自行編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)，這時，招標(biāo)人自行成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)招標(biāo)也較為適宜。自行招標(biāo)的開發(fā)商或業(yè)主應(yīng)按照慣例在開發(fā)商所在單位或業(yè)主委員會下設(shè)招標(biāo)工作委員會或招標(biāo)工作組等非常設(shè)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)。其具體的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置本書第1章已作詳細(xì)介紹，在此不再贅述。

對于招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)，我國《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定：招標(biāo)人有權(quán)自行選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，委托其辦理招標(biāo)事宜。任何單位和個人不得以任何方式為招標(biāo)人指定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。采用委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)的最大優(yōu)點在于招標(biāo)機(jī)構(gòu)與投標(biāo)人之間做到信息充分對稱，使得在招標(biāo)項目專業(yè)性較強(qiáng)或開發(fā)商和業(yè)主信息不充分的情況下，招標(biāo)得以順利完成。要做到這一點，開發(fā)商或業(yè)主在選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)時應(yīng)注意以下問題：

首先，招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)自己的意愿和自身情況選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，任何個人和單位都無權(quán)強(qiáng)行指定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)給招標(biāo)人。而且，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與招標(biāo)人之間僅限于委托代理的關(guān)系，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)無權(quán)將招標(biāo)結(jié)果強(qiáng)加于招標(biāo)人，招標(biāo)人應(yīng)是是否中標(biāo)的最終決定者。特別是國有房地產(chǎn)開發(fā)商在委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)時，應(yīng)避免選擇與自己有上級關(guān)系的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。

其次，招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)自己標(biāo)的的規(guī)模大小，選擇不同等級的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)。我國《招標(biāo)投標(biāo)法》對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的資格和等級劃分，主要依據(jù)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所具備的兩個條件：一是代理招標(biāo)經(jīng)歷達(dá)到一定的年限，且連續(xù)幾年招標(biāo)金額達(dá)到一定等級;二是編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)的專業(yè)能力和技術(shù)力量，也就是配備的專家人才庫的規(guī)模大小和專家素質(zhì)的高低。招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)自身對物業(yè)管理的要求及標(biāo)的的規(guī)模大小選擇相稱的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，在委托價格合理的情況下，應(yīng)選取具有較高等級的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)。

招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)的方式常用于公開招標(biāo)和一部分大范圍邀請招標(biāo)。事實上，對于一些大型的項目，開發(fā)商往往委托一家招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)包攬該項目所有的招標(biāo)工作;另外，業(yè)主委員會進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)時，通常也采用委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)的方式。