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博納德高校后勤研究楊沅潼

提綱：

一、后勤信息化的重要意義

二、建立后勤信息化平臺(tái)的步驟與方法

三、后勤信息化與ISO9001的關(guān)系

四、信息化管理不是高不可攀的

目前，我們高校后勤在管理手段上還比較落后,隨著環(huán)境的不斷變化，使得高校后勤這個(gè)大市場不斷被外界競爭機(jī)制滲透，這就要求我們后勤人要有憂患意識(shí)。在成本核算上由原來的不計(jì)成本和粗放式管理到開始計(jì)算成本，開始算細(xì)帳；由不講效率到現(xiàn)在必須講效益實(shí)現(xiàn)觀念上的實(shí)質(zhì)轉(zhuǎn)變。

所謂后勤信息化管理就是要將分散的、孤立的信息匯總處理形成封閉式信息管理鏈，完成從事件發(fā)生、運(yùn)行處理過程、監(jiān)督、反饋?zhàn)罱K結(jié)果到改進(jìn)措施與修正辦法的過程管理。將在后勤集團(tuán)形成一個(gè)數(shù)據(jù)中心，處理分析統(tǒng)計(jì)各個(gè)中心職能部門的管理數(shù)據(jù)，運(yùn)行數(shù)據(jù)，資金使用情況、收益情況、資產(chǎn)情況，人員情況、績效考核情況以及提供模糊查詢等功能和信息。通過系統(tǒng)分析得到所需的各類報(bào)表、圖表曲線和其他重要數(shù)據(jù)，使信息得到充分利用和共享。舉例說明，比如各中心基本都有自己的庫房，但在需要購買用品或設(shè)備時(shí)因信息的閉塞，其他中心庫房里有的資源，本中心不知道，導(dǎo)致資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，重復(fù)購買。再比如，采購環(huán)節(jié)，我們建立了不同商品供應(yīng)商信息庫，被確認(rèn)合格的供應(yīng)商能夠提供產(chǎn)品的最低價(jià)格和種類是共享資源，集團(tuán)內(nèi)誰都可以看到，那么，無論是誰來購買都會(huì)有參考依據(jù)。這只是利用信息化管理的兩個(gè)具體的例子。我們的目的就是要達(dá)到降低整體采購成本，有效規(guī)避運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，使資源得到重組，創(chuàng)造效益最大化，使后勤管理成為統(tǒng)一體。即從管理中要效益。另外，信息平臺(tái)體系將不受地域限制，在不同校區(qū)、不同部門間建立起高效信息互動(dòng)。

后勤信息化管理首先就是要搭建一個(gè)集團(tuán)與下屬各個(gè)中心職能部門的溝通管道，說白了就是針對(duì)我們后勤的辦公管理系統(tǒng)，讓我們的下屬單位在第一時(shí)間上傳、審批、匯報(bào)相關(guān)的日常辦公文件，以提高整體管理效率。第二步是搭建各個(gè)中心職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。做到規(guī)范每個(gè)崗位的責(zé)、權(quán)、利管理，不再以人制，而是通過制度科學(xué)的管理，加之崗位考核和績效評(píng)估制度。使每個(gè)中心每個(gè)崗位職責(zé)清晰，目標(biāo)明確。第三步是要整合已有的后勤正在使用成熟的系統(tǒng)，如一卡通數(shù)據(jù)，水電記費(fèi)數(shù)據(jù)，門禁和視頻監(jiān)控等系統(tǒng)，納入到后勤整體信息平臺(tái)中來，使我們的管理者無論身在何處都可以遙控指導(dǎo)，并在第一時(shí)間得到集團(tuán)各種運(yùn)行數(shù)據(jù)。決策的正確性，依賴于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和信息的及時(shí)性。我們就是要通過科學(xué)有效的管理提高我們的服務(wù)意識(shí)和管理水平，使后勤的服務(wù)質(zhì)量得到根本的改善，從而走上良性的運(yùn)轉(zhuǎn)軌道。依靠信息化管理也是大事所趨。

我們后勤很多學(xué)校都已經(jīng)作過ISO9001認(rèn)證，但認(rèn)證后貫徹落實(shí)情況，普遍沒有達(dá)到預(yù)期的效果，原因在哪。經(jīng)過研究分析，歸納起來有三點(diǎn)：首先，是增加了基層工作量。認(rèn)證后的具體操作層面流程手續(xù)繁瑣了，工作量有增無減；其次，是匯總統(tǒng)計(jì)工作仍無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)，還停留在紙面和手工匯總上；另外，就是管理的閉環(huán)回路沒有形成，對(duì)一件事的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)果、考核到監(jiān)督和修正沒有形成封閉式的回到起點(diǎn)的有效管理。那么，這些問題又如何得以解決呢？通過大量的實(shí)踐證明，最終的解決辦法就是利用信息化管理的手段加以落實(shí)和貫徹。

后勤信息化不是孤立的，信息技術(shù)只有與先進(jìn)的管理理念和規(guī)范的管理制度相結(jié)合，才能取得預(yù)期的效果。一方面，我們要用科學(xué)的管理理念指導(dǎo)后勤的信息化建設(shè)；另一方面，要利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理運(yùn)行的簡單化，以提升管理水平，提高管理效率。兩方面相輔相成，互為依托。如果不進(jìn)行信息化建設(shè)，管理就無法實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，而信息系統(tǒng)不體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想，系統(tǒng)建設(shè)就失去了方向。在日趨激烈的市場競爭中，高校后勤適應(yīng)市場需求和市場競爭而進(jìn)行的管理創(chuàng)新，越來越離不開信息化的支撐。同時(shí)，代表當(dāng)代最先進(jìn)的管理思想和管理理念的信息化管理，不僅促進(jìn)了后勤的管理變革，同時(shí)也成為后勤服務(wù)實(shí)體核心競爭力的重要內(nèi)容。ISO90001質(zhì)量管理體系體現(xiàn)了這種管理思想、管理標(biāo)準(zhǔn)。獲得ISO9001認(rèn)證不是目的，我們真正的目的是要通過認(rèn)證，更好的學(xué)習(xí)和使用其管理方法并真正貫徹落實(shí)在每一個(gè)崗位上。所以，落實(shí)是關(guān)鍵。但如果在實(shí)際使用過程中操作的過于復(fù)雜甚至于是繁瑣，那對(duì)我們的推廣和落實(shí)也是一個(gè)阻礙。通過大量學(xué)校的認(rèn)證經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，我們找到了一個(gè)即可以很好貫徹又可以簡化操作的辦法，那就是利用信息化管理體系來幫助我們完成繁瑣的工作，如對(duì)歷史數(shù)據(jù)的查找，大量數(shù)據(jù)的匯總分析，成本和收益的核算等等，全部由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。即通過網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)了認(rèn)證后的落實(shí)工作。使我們后勤的管理和操作變成輕松愉快的事情。

信息化平臺(tái)的建設(shè)不是高不可攀的，離我們很近，它就在我們身邊。首先從硬件環(huán)境上說，系統(tǒng)平臺(tái)可以依托我們校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和現(xiàn)有計(jì)算機(jī)設(shè)備，在硬件投入上基本沒有，只是需要一臺(tái)專用服務(wù)器，因?yàn)橐?shù)據(jù)中心。機(jī)器不夠的部分我們可以從學(xué)校其他部門置換下來的設(shè)備中得到支持，系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)的性能要求并不高嗎，現(xiàn)在一般的機(jī)器都可以勝任。再從軟環(huán)境說，平臺(tái)搭建的第一步是使我們各個(gè)中心的主要負(fù)責(zé)人和一兩個(gè)操作人員能夠使用起來開始，先修主管道嗎，然后，以管理較成熟規(guī)范的中心開始，如餐飲或?qū)W宿或物業(yè)一個(gè)一個(gè)逐步上系統(tǒng)管理，見到了成效后再往下走就勢如破竹了。